Weftas databehandleraftale

Roller

Kunden er dataansvarlig (business efter CCPA) og fastlægger formålene med og midlerne til behandlingen. Wefta er databehandler (service provider) og handler kun efter kundens dokumenterede instrukser, som servicevilkårene og kontoens konfiguration udtrykker.

Wefta fortæller kunden, hvis en instruks synes at være i strid med gældende databeskyttelseslovgivning, og kan nægte at udføre den.

Wefta er selvstændig dataansvarlig, ikke databehandler, for de konto-, fakturerings-, sikkerheds- og supportoplysninger, der beskrives i privatlivspolitikken. De er ikke omfattet af denne aftale.

Hvad Wefta aldrig vil gøre med dine data

Dette er det tilsagn, som resten af dokumentet findes for at beskytte.

• Ingen brug af kundens personoplysninger til Weftas egne formål, af nogen art.
• Ingen annoncering, profilering, adfærdsforudsigelse eller scoring.
• Intet salg, ingen deling og ingen licensering af oplysningerne til nogen.
• Ingen træning af maskinlæringsmodeller, hverken vores egne eller tredjemands, på prompts, indhold i arbejdsområdet eller output. Denne forpligtelse føres videre til enhver underdatabehandler.
• Ingen sammenstilling af kundens oplysninger med oplysninger fra en anden kilde, medmindre kunden instruerer det.

Genstand, varighed, karakter og formål

Genstand: leveringen af Wefta-tjenesten. Varighed: så længe kundens abonnement er aktivt, plus sletteperioden nedenfor. Karakter og formål: hosting, lagring, organisering, fremfinding og overførsel af kontekst til de AI-systemer, kunden forbinder, samt den support- og sikkerhedsaktivitet, der er nødvendig for at holde det kørende.

Kategorier af oplysninger og af registrerede

Kategorier af personoplysninger: konto- og kontaktoplysninger, indhold i arbejdsområdet, supportbeskeder, brugs- og sikkerhedsoplysninger samt de personoplysninger, kunden vælger at lægge i den kontekst, den lagrer.

Kategorier af registrerede: kundens brugere og medarbejdere samt de klienter, leverandører og forretningskontakter, kunden skriver om i sit arbejdsområde.

Kunden bestemmer, hvad der kommer ind i arbejdsområdet. Wefta kræver ikke, og beder kunden om ikke at lagre, særlige kategorier af oplysninger (helbred, biometri, politisk eller religiøs overbevisning, seksuel orientering, fagforeningsmedlemskab) eller børns oplysninger, da tjenesten ikke er designet til at indeholde dem.

Fortrolighed

Adgangen er begrænset til de personer, hvis opgaver kræver den, hver især bundet af en fortrolighedsforpligtelse, der fortsætter efter engagementets ophør. Adgang gives efter princippet om mindste privilegium og gennemgås, når en rolle ændres.

Sikkerhedsforanstaltninger

Wefta opretholder tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er passende i forhold til risikoen, og som mindst omfatter:

• Kryptering af data under overførsel og af adgangsoplysninger i hvile.
• Multifaktorgodkendelse på administrativ adgang og adgangskontrol efter princippet om mindste privilegium.
• Logisk isolation mellem kunder, med autorisation håndhævet på hvert enkelt objekt og ikke kun ved login.
• Logning af administrative og sikkerhedsrelevante hændelser.
• Daglige sikkerhedskopier, der opbevares i 7 dage, med testet gendannelse.
• Kodegennemgang før release samt overvågning af afhængigheder og sårbarheder.
• En dokumenteret procedure for håndtering af hændelser.

Isolation mellem tenants

Wefta er multi-tenant: kunderne deler infrastruktur, med logisk adskillelse mellem deres data. Den karakteristiske risiko ved det design er, at én tenant når en anden tenants data gennem en manglende eller forkert autorisationskontrol — den type fejl, der kendes som broken object level authorisation eller insecure direct object reference.

Vi nævner den her, fordi det er den fejl, der betyder noget i denne arkitektur, og fordi det netop er navngivningen, der gør den til et krav: enhver anmodning, der henter en post, kontrollerer, at posten tilhører den tenant, der foretager anmodningen, og den kontrol er en del af kodegennemgangen.

Underdatabehandlere

Kunden giver generel tilladelse til, at Wefta antager underdatabehandlere. Den aktuelle liste offentliggøres i privatlivspolitikken.

Enhver underdatabehandler er bundet af skriftlige vilkår, der pålægger databeskyttelsesforpligtelser, som ikke er svagere end dem i denne aftale, og Wefta forbliver fuldt ansvarlig over for kunden for deres udførelse.

Wefta giver kunden mindst 30 dages varsel, før en ny underdatabehandler begynder at behandle kundens oplysninger. Inden for den periode kan kunden gøre indsigelse på rimelige, dokumenterede databeskyttelsesgrunde. Vi arbejder på at imødekomme indsigelsen; kan vi ikke det, må kunden opsige den berørte del af tjenesten uden bod og få tilbagebetaling for den ubrugte periode.

Internationale overførsler

Data krydser grænser, fordi infrastrukturen er global. Hver overførsel bærer en garanti.

Ud af Brasilien: en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau fra ANPD, hvor en sådan gælder, og ellers de standardkontraktbestemmelser, der er udstedt i medfør af resolution CD/ANPD nº 19 af 23. august 2024, og som indarbejdes i denne aftale.

Ud af Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og Schweiz: en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, hvor en sådan gælder, og ellers Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (afgørelse 2021/914), modul to (dataansvarlig til databehandler), som indarbejdes i denne aftale.

Ud af Storbritannien: det britiske International Data Transfer Addendum til disse bestemmelser.

Ved videreoverførsel til et land uden en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau foretages en konsekvensanalyse af overførslen, og der anvendes supplerende foranstaltninger, hvor analysen kræver det.

Bistand til kunden

Wefta bistår kunden, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Wefta, med: at besvare anmodninger fra registrerede, som Wefta modtager direkte; at gennemføre konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse og forudgående høringer; og at dokumentere overholdelsen af disse forpligtelser.

Kontakter en registreret Wefta direkte om oplysninger, der hører til en kundes arbejdsområde, svarer Wefta ikke på kundens vegne. Vi henviser anmodningen til kunden og fortæller den registrerede, at vi har gjort det, uden unødig forsinkelse.

Sikkerhedshændelser

Wefta underretter kunden uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder inden for 24 timer efter at have bekræftet et brud på persondatasikkerheden, der berører kundens oplysninger. Underretningen beskriver det, der er kendt: hændelsens karakter, kategorierne af og det omtrentlige antal berørte registrerede og poster, de sandsynlige konsekvenser og de foranstaltninger, der er truffet eller foreslås.

Den frist findes, for at den dataansvarlige beholder nok af sit eget vindue på 72 timer efter databeskyttelsesforordningen (GDPR), og den rimelige frist efter LGPD, til at foretage sin anmeldelse til myndigheden og til de berørte personer.

Wefta underretter ikke tilsynsmyndigheder eller registrerede på kundens vegne, medmindre kunden beder om det skriftligt.

Revision

På anmodning, og højst én gang om året medmindre en hændelse eller en myndighed kræver andet, stiller Wefta de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at dokumentere overholdelsen af denne aftale.

Hvor en uafhængig revisionserklæring eller certificering er tilgængelig, leveres den i første omgang og opfylder revisionsforpligtelsen. En revision på stedet kan gennemføres af kunden eller af en uafhængig revisor underlagt fortrolighed, med 30 dages varsel, i almindelig arbejdstid, uden at forstyrre tjenesten og for kundens regning.

Tilbagelevering og sletning

Kunden kan eksportere sine data når som helst, mens abonnementet er aktivt. Efter opsigelsen forbliver data tilgængelige for eksport i 30 dage.

Efter den periode sletter Wefta kundens personoplysninger, også fra sikkerhedskopier i takt med at deres 7-dages cyklus udløber, medmindre en lov kræver, at de opbevares, i hvilket tilfælde oplysningerne forbliver beskyttet af denne aftale og udelukkende behandles til det retlige formål.

Ansvar

Ansvarsbegrænsningen i servicevilkårene gælder for denne aftale, herunder den højere særskilte grænse for sikkerhedshændelser og brud på databeskyttelsesforpligtelser.

Når det er sagt, flytter en grænse ikke ansvaret. Efter LGPD artikel 42 hæfter en databehandler solidarisk, hvor den overtræder sikkerhedsreglerne eller går ud over lovlige instrukser, og denne aftale forsøger ikke at aftale sig ud af det.

Hvor en eksponering af personoplysninger har sin oprindelse på kundens side — adgangsoplysninger der er delt eller lækket, adgang der ikke er tilbagekaldt, en integration kunden har godkendt, en konfiguration kunden har valgt, eller indhold kunden ikke havde ret til at uploade — er følgerne kundens, ikke Weftas.

Rangorden

I spørgsmål om personoplysninger har denne aftale forrang for servicevilkårene. En underskrevet aftale mellem Wefta og kunden har forrang for begge, i det omfang den regulerer det samme forhold.